16 komentářů »

Jak ušetřit více než třetinu pracovního času

02. 06.

Chceš se dozvědět jednoduchou efektivní metodu pro organizaci svého času, kterou můžeš ihned začít používat a vidět její konkrétní výsledky? Tento systém je vhodný pro každého, kdo chce zvýšit svou produktivitu. Používá jej řada úspěšných online podnikatelů jako Eben Pagan, Rich Schefren a další. Organizace pracovního času je ale výzvou nejen pro podnikatele pracující bez dohledu šéfa. Popisovaný systém využiješ také jako student nebo zaměstnanec.

Lidské tělo má svůj přirozený rytmus. Během dne jej můžeš zaznamenat jako úbytky energie a pokles soustředění. To se naopak střídá s časem, kdy se cítíš odpočatější a koncentrovanější. Metoda, kterou tě naučím, využívá právě tohoto rytmu našeho těla. Je založena na rozdělení času během dne do krátkých bloků. Čas, kdy pracuješ, se střídá s časem určeným pro odpočinek.

Důležité je pracovat po vyhrazenou dobu bez přerušení a tím se dostáváme k prvnímu kroku.

1) Eliminuj veškeré rozptýlení

Z průzkumů vyplynulo, že kdykoliv jsme během nějaké činnosti vyrušeni, trvá přibližně 20 minut, než se dostaneme zpět na předchozí úroveň koncentrace. Zvonící telefon, dotaz kolegy, okolní hluk a další události, na které přímo nebo nepřímo musíme reagovat. To vše snižuje naši výkonnost.

Na začátku každého pracovního úseku tedy eliminuj vše, co tě může vyrušit nebo přerušit. Vypni zvonění na svém mobilním telefonu. Ukonči všechny programy, které automaticky upozorňují na události, jako nové emaily a podobně. Ukonči icq, skype a další komunikační programy. Pokud je to možné, zavři dveře do své pracovny.

Další úkon, který v prvním kroku používám, je úklid pracovního stolu. Šel jsem dokonce tak daleko, že je kromě notebooku úplně prázdný. Mám na něm pouze případné podklady a jinak žádné věci, ke kterým mohou oči těkat a odvádět mou pozornost.

Tento krok je sám o sobě velmi důležitý a už jen jeho použitím budeš ve své pracovní době produktivnější.

2) Nastav odpočet pracovního času

Pořiď si časovač, na kterém jde nastavit odpočet času. Může to být cokoliv od sportovních stopek až po kuchyňský budík. Pokud pracuješ na počítači, je úplně nejjednodušší sáhnout po nějakém programu. Používám stopky dostupné na http://www.online-stopwatch.com/. Po vypršení zadaného času přehrají zvukový signál, což pro naše účely úplně stačí.

Svůj čas dělím do bloků 50-10-50-30. 50 minut práce, 10 minut pauza, 50 minut práce, 30 minut pauza a potom znovu od začátku. Střídám tedy deseti a třicetiminutové přestávky. Zvol úseky, které ti nejlépe vyhovují. Někdo preferuje například dvě hodiny souvislé práce, někdo naopak jen půlhodinové. Někomu zase vyhovuje mít delší úseky na začátku dne, když je odpočatější, a postupně pracovní úseky zkracovat a přestávky prodlužovat. Vyzkoušej několik způsobů a najdeš ten, který pro tebe funguje nejlépe.

Uvolni se, několikrát se zhluboka nadechni a spusť časovač.

3) Pracuj v nepřerušeném bloku času

Stopky běží, je čas pracovat. Nesnaž se dělat víc věcí najednou, naopak se soustřeď jen na jeden konkrétní úkol a jeho dokončení. Několik spuštěných programů, odpovídání na emaily, vyřizování hovorů, to vše nám dává pocit, že zvládáme víc práce najednou. Je to ale jen subjektivní dojem a pravda je taková, že těkání od jedné činnosti k druhé nám na efektivitě ubírá. Timothy Ferriss dokonce říká, že „multitasking“ snižuje IQ víc než kouření marihuany.

Věnuj se tedy práci na jedné konkrétní věci. Máš za úkol napsat článek, ale inspirace nepřichází? Nevadí. Nemusíš pracovat, ale pravidlo je takové, že dokud čas nevyprší, nemůžeš dělat ani nic jiného. Buď pracuješ nebo neděláš nic.

Naše mysl ráda těká od jedné věci k druhé. Díky tomu, že jsme v prvním kroku eliminovali vše, co nás může rozptylovat, začne se naše mysl nudit, protože nemá nic, čím by se zabývala. Jediné, na co se může soustředit, je práce, a tak tě po chvíli napadne první věta. Potom druhá, a než stopky oznámí konec, naplno se ponoříš do svého článku nebo úkolu.

4) Po vypršení času ihned přeruš práci

Hned, jak čas vyprší, přestaň pracovat. Nedokončuj rozepsanou větu, neklikej nikam myší. Ve chvíli, kdy čas vyprší, přeruš svou činnost. Může se zdát divné končit ve chvíli, kdy ti jde práce od ruky, ale je to důležité. Význam tohoto kroku se dozvíš za chvíli.

5) Nastav odpočet pauzy a relaxuj

Je čas regenerovat. Pokud máš sedavou práci, během pauzy se projdi, udělej pár cviků. Pokud se jednalo o fyzické úkoly, využij přestávku naopak k odpočinku a uvolnění. V tomto časovém úseku můžeš dělat cokoliv kromě práce. Vyřiď telefonáty, komunikuj s dalšími lidmi, doplň tekutiny.

Při práci na počítači je tato metoda kromě odpočinku těla a mysli vhodná také pro oči. Lékaři doporučují zhruba jednou za hodinu přeostřit do větší vzdálenosti. Dívat se pár minut po místnosti nebo třeba z okna. Snižuje se tak riziko bolesti hlavy, pálení očí a podobně. Během přestávky vstaneš od počítače, a tak si tvé oči odpočinou, aniž na tuhle radu musíš myslet.

6) Po skončení přestávky se vrať ke kroku 1

Po vypršení času začni znovu od prvního kroku. Eliminuj vše, co tě rozptyluje, nastav časovač na 50 minut a začni pracovat.

Význam předchozího přerušení činnosti i uprostřed myšlenky je ten, že následným navázáním v dalším bloku se učíš přecházet z pracovního režimu a zpět do něj. Z počátku může být těžké začít hned pracovat na předchozím úkolu. Čím déle budeš tuto metodu používat, tím méně budeš potřebovat času na zahřátí.

Moje zkušenost s touto metodou organizace času

Tento systém používám dva týdny a rozhodně se jej budu držet i nadále. Na konci dne mám dobrý pocit z dokončených dílčích úkolů a z toho, že jsem ve vyhrazeném čase opravdu pracoval a „neředil“ ho například pročítáním blogů a procházením diskusních fór. Díky pravidelným přestávkám se navíc necítím vyčerpaný a přetažený, jako když se zapomenu u počítače na několik hodin v kuse. Výsledky, které u sebe vidím, jsou pro mne příjemným překvapením.

Výzva pro tebe

Zkus tento systém poctivě používat jeden týden. Pokud máš povinnosti, které ti neumožňují pracovat takto celý den, začni jen se dvěma úseky denně. Máš čas číst můj blog, takže věřím, že čas na dva bloky organizovaného, vysoce produktivního času určitě také najdeš :) Budu rád, když se po aplikování metody se mnou a čtenáři v komentářích podělíš o svou zkušenost. Napiš také, pokud používáš jiný systém organizace času a jak ti vyhovuje.

Zdroje, ze kterých jsem se o této metodě dozvěděl:
1] Eben Pagan: Kurz Wake Up Productive
2] Colin Theriot: Článek Destroy „Paralysis by Analysis“ (Časopis The Net Effect)


Komentáře k článku

  1. 1) honz@,

    Super článek narazil jsem na tvůj blog náhodou a musim rict ze je to tak jak pises musim to taky vyzkouset potom se ozvu jak to funguje :)

  2. 2) Michal M.,

    musím říct, že mě ten článek vyhecoval... nápad s časovačem jsem již sám dřív zvažoval při studiu

  3. 3) deLiq,

    Vynikající článke který mě nemálo inspiroval. Pokoušel jsem se také najít nějaký propracovanější timer. Našel jsem pro podobné účely jak ušitý na míru. Doporučuju mrknout http://gtd-timer.com/

  4. 4) VojtaR,

    Silně doporučuji knihu Mit vše hotovo (http://knihy.abz.cz/prodej/mit-vse-hotovo), která vyšla v češtině minulý rok, z pera guru Davida Allena.

    A taky skvělý blog http://workaholic.bloguje.cz/

  5. 5) Dominik,

    Pekny clanek. Stale pracuju na zefektivneni sve prace a toto je pro me dobry podnet.

  6. 6) Tonda,

    Přestat pracovat v době, kdy mi to jde a nebo dokonce přestávat v rozepsané větě mi nepřijde jako dobrý nápad. Je ale dobrý nápad nějaké přestávky dělat a určitě je dobrý nápad odříznout se od rušivých vlivů, to mi přijde nejdůležitější.

  7. 7) Honza Zahradník,

    deLiq: ten timer vypadá dobře, dík za doporučení.

    Tonda: přerušit práci když ti to jde od ruky mi ze začátku taky přišlo divné. Zkusil jsem to a většinou je to tak, že se po pauze vracím k předchozí činnosti s ještě větší chutí a nasazením :) Není to ale žádné dogma a každému to nemusí vyhovovat. Sám tohle okamžité přerušení nedodržím úplně pokaždé.

  8. 8) m99,

    Kdysi jsem četl seznam velmi podobných rad a je pravda, že to funguje. S čím má, ale neustále problém je to dodržovat. Sám sebe označuji za workoholika v počáteční stádiu.

  9. 9) stastys,

    Rozhodně to zkusím. Jsem student a takovýto systém pro učení bude dobré vyzkoušet...

  10. 10) Jirka,

    Super tipy. Pokud už toho máte skutečně hodně, tak zkuste posilu v podobě asistentky http://www.osobniasistentka.cz Vyřídí Vám hovory v pracivním bloku, kde nechcete být rušeni.

  11. 11) Karolína Šrahůlková,

    Velmi pěkný článek, děkuji za něj. Je to především o omezení toho nenáviděného slova prokrastinace. Na našich webových stránkách lze najít audioknihu Stop prokrastinaci od Leo Babauty zcela zdarma. Stojí za to si ji poslechnout.

  12. 12) Uljana,

    Děkuju za super článek! Osobně se mi osvědčil software na sledování času. Pocit, že musím poctivě zadávat čas strávený různými činnostmi výrazně zvyšuje mou produktivitu práce. Méně tak prokrastinuju. Doporučuju český online software primaERP - https://www.primaerp.com/cs_cz/

  13. 13) Petr Dostál,

    Dobrý den,

    děkuji vám za hodnotné informace. Našel jsem zde pár bodů, které bych velice rád zakomponoval do svého pracovního schématu, jestli můžu doporučit, tak nejvíce se mi tyto body podařilo intuitivně naplnit na pracovní síti Gettick, kde fungujeme již několik měsíců s mými kolegy a nemůžeme si to vynachválit. Nicméně velice rád vyzkouším nějaké alternativní weby, které zde doporučují někteří přispěvatelé.

  14. 14) Marie Kornová,

    Také bych doporučila Gettick, nic jiného nesplňuje to co bych od toho čekala, ale tady je úplně vše.

  15. 15) Peter,

    Ahoj ľudia
    tieto hlupoty o efektivite práce majú za účel len jednu konkrétnu vec. Aby zamestnávateľ vyzmýkal zo zamestnanca čo najviac energie. trocha sa nad tým zamyslite. ja osobne nie som žiadny lenoch a dokonca zvyknem pracovať každý den o nejaké hodiny navyše+ plus víkendové dni minimálne dva za mesiac. len sa mi zdá, že čím viac som v práci, tým viac úloh sa na mna doslova lepí a stále teda nestíham dokončiť všetko čo som dostal za úlohu. Inak je celkom ťažké potom ubrať, všetci si totiž zvyknú na to, že robíte veľa a dávajú vám viac a viac práce. príklad: kolega bol už tak prehltený úlohami, že keď odišiel do inej spoločnosti, na jeho miesto museli prijať dvoch ľudí, aby odviedli tú istú prácu- takze asi tak

  16. 16) Bezva,

    Tenhle článek mi opravdu pomohl. Už se těmito rady, řídím tak 5 let. A je to fakt dobrý. Budu to asi používat až do konce života. Fakt díky za tento post.

Napiš komentář


O autorovi

Podnikám a přitom ze všech možných úhlů studuji marketing, který mě fascinuje a baví. Direct response marketing, marketing informační, internetový, emailový, product launches.
Tady na blogu se s tebou chci podělit o informace a myšlenky, které ti pomohou ve tvém online podnikání. Těším se na diskuzi ať už pod články, nebo při osobním setkání. V komentářích si všichni tykáme.

RSS Přidej si mě do své čtečky
Twitter Sleduj můj profil na Twitteru

Volím Stranu svobodných občanů

logo Svobodní

Volím Stranu svobodných občanů, která bez kompromisů hájí naši ekonomickou a osobní svobodu a usiluje o nižší vliv státu na náš život.

"Chceme lidem vrátit svobodu volby v oblastech, v nichž jim jí stát vzal. Chceme výrazně omezit výdaje státu tak, aby lidem stát nemusel brát téměř polovinu peněz, které vydělají. Lidé by měli mít svobodu v rozhodování, jak se svými penězi naloží, nikoliv politici. Lidé by také měli mít svobodu v tom, jaké hodnoty chtějí ctít a vyznávat."

Více na www.svobodni.cz.

Nové články

Kategorie

Emailový marketing

Pro správu kontaktů na zákazníky a rozesílání emailů doporučuji službu SmartEmailing. Nabízí pokročilé funkce pro budování databáze, segmentaci, automatické rozesílání sekvencí, podrobné statistiky a mnoho dalšího:

Přehled funkcí SmartEmailingu

Užitečné zdroje informací

Zahraniční zdroje informací